Chacun chez soi, mais tous connectés ! Pas le choix, il faut continuer de travailler en mode collaboratif et organiser des réunions et/ou évènement à distance pour que les projets avancent et que la vie d’entreprise continue.

Nous ne sommes pas tous égaux face aux outils de communication digitaux, certains sont en effet à l’aise tandis que d’autres ne les maîtrisent pas du tout. Ceux qui pratiquent le télétravail de manière permanente ou occasionnelle sont des habitués, pour d’autres, la réunion à distance reste un casse-tête technique.

Pas de panique, avec ces idées « conseils pratiques », la réunion à distance sera facilement adoptée par tous vos collaborateurs.

Préparer en amont votre événement à distance

Quel est l’objectif de cette réunion à distance ? Quels collaborateurs souhaitez-vous inviter ? Qu’attendez-vous des participants lors de cette réunion ? Autant de questions qu’il faut se poser au préalable pour bien cadrer la réunion.

Définissez également la date, l’heure (attention au décalage horaire si vous avez des collaborateurs à l’international), la durée, l’ordre du jour…

Chacun doit également savoir précisément ce qu’il devra préparer pour cette réunion.

Si vous attendez de certains participants ou animateurs qu’ils envoient du contenu au préalable, préciser vos attentes, le format, la deadline et les personnes en charge de la validation.

Choisir les bons outils pour un événement à distance

De nos jours, nombreuses sont les solutions existantes pour rassembler de nombreuse personne sur la « toile »

Notamment une : le live streaming !

A quoi ressemblera votre événement ?

Initialement, vous auriez invité votre publique, vos collaborateurs à prendre place dans une salle de spectacle, un amphithéâtre à écouter une plainière, une table ronde, le mot du président.

Vous auriez surpris l’auditoire avec des prestations théâtrales, du coaching sportif ou des séances de coaching de haut vol.

Avec l’alternative de la captation vidéo en live, seule la position des invités changera.

A la manière d’un talkshow, d’une émission de télévision, l’équipe de production composera un conducteur sur mesure avec vous. Du choix de l’animateur jusqu’à la création du décors plateau en passant par la gestion des invités en présentiel ou en duplex, les équipes s’occuperont de tout.

Le lieu de l’événement est un critère de choix important. Pour conserver un lien de proximité avec vos collaborateurs, l’équipe Live peut se déplacer afin de réaliser une émission à votre image.

Instituer les règles de savoir-être

Comme lors d’une réunion en présentiel, la réunion à distance n’échappe pas à quelques règles de savoir-être :

Demander à chacun :

• De s’isoler dans une pièce calme, de couper son téléphone et d’éteindre les autres écrans ;
• De respecter ses collègues et leurs idées ;
• De respecter le temps de parole de chacun sans couper la parole

Ce dernier point est le plus délicat avec les outils de communication à distance, car lors d’une visioconférence ou d’un live streaming, si tout le monde se met à parler et à s’interrompre, cela peut vite engendrer la cacophonie.

Bien gérer le temps de parole à distance

Pour favoriser l’échange et faire participer chacun des participants, il suffit de déterminer, dès le début de la réunion, un signe ou une méthode pour demander à prendre la parole : lever la main en visioconférence, utiliser le chat pour poser une question, prononcer son prénom….

Un tour de table peut également être mis en place à des moments clés de la réunion.

Ainsi, vous serez sûr de laisser l’opportunité aux personnes d’interagir si elles le souhaitent. Attention toutefois à ne pas l’imposer, l’idée étant surtout d’être sûr que tout le monde ait bien compris et qu’il ne subsiste pas de zones de flou.

Récupérer des feedbacks

Une enquête de satisfaction à la fin de la réunion vous permettra de récupérer quelques feedbacks des participants. Vous pouvez, par exemple, demander de noter la réunion sur différents critères tels que la qualité des échanges, l’atteinte de l’objectif, le déroulé de la réunion, le partage des informations, leurs idées d’amélioration pour les prochaines réunions.

Malgré la distance, les outils de communication en ligne vous permettent aujourd’hui de manager votre équipe et d’organiser des réunions et/ou évènement à distance. Mais pour que celles-ci soient réellement efficaces et engageantes, avec 100% de présence et 100% de participation, il ne tient qu’à vous de bien la préparer, d’y apporter du rythme et de surtout veiller à ce que chacun puisse être entendu. A vous de jouer !